Një sistem kontrolli i brendshëm përmban procedura, teknika dhe praktika për të siguruar një sistem të besueshëm dhe efikas kontabiliteti që do të ndihmojë menaxhmentin të planifikojë dhe kontrollojë aktivitetet e biznesit të kompanisë, si dhe të mbrojë burimet e saj. Ekzistojnë dy lloje kontrollesh të brendshme: kontrollet e kontabilitetit dhe kontrollet administrative. Kontrollet e kontabilitetit mbrojnë burimet e kompanisë dhe sigurojnë pasqyra financiare të besueshme; kontrollet administrative kanë të bëjnë me efikasitetin operativ të organizatës dhe pajtueshmërinë me politikat e saj.

Kontrollet e kontabilitetit mund të konsiderohen se përfshijnë kontrollet e personelit, kontrollet e të dhënave dhe kontrollet dhe balancat. Kontrollet e personelit kanë të bëjnë me kompetencën e punonjësve, caktimin e përgjegjësive, ndarjen e punës dhe rotacionin e detyrave. Organizata duhet të zgjedhë dhe trajnojë punonjësit që kanë talentet dhe inteligjencën e nevojshme për detyrat e caktuara. Dhe punonjësve duhet t'u caktohen detyra që janë qartësisht të identifikueshme në mënyrë që përgjegjësia të mund të përcaktohet me saktësi. Është e rëndësishme të ndahen detyrat e punonjësve në mënyrë që operacionet e lidhura të mos kryhen nga i njëjti individ. Punonjësit duhet të rrotullohen midis detyrave. Kjo ndikon jo vetëm në trajnim, por edhe në kontrollin e sistemit, pasi çdo punonjës do të kuptojë se në çdo kohë dikush tjetër mund të ricaktohet për të kryer detyrat e tij ose të saj.

Kontrollet e të dhënave përbëhen nga ruajtja, përshtatshmëria dhe dokumentimi. Punonjësit të cilit i është caktuar përgjegjësia e ruajtjes së burimeve të caktuara nuk duhet t'i lejohet kurrë të ketë akses në të dhënat që kanë të bëjnë me ato burime. Të dhënat dhe pajisjet e mbajtjes së të dhënave duhet të jenë të mjaftueshme për të ofruar informacion në kohë, të saktë dhe të besueshëm. Dhe çdo funksion brenda organizatës duhet të ofrojë prova të dokumentuara siç duhet për të verifikuar se përmbush një aktivitet të përshtatshëm biznesi dhe është miratuar në të gjitha fazat e transaksionit.

Kontrollet dhe balancat përbëhen nga pajtimet, auditimi i brendshëm dhe auditimi i jashtëm. Pajtimet kërkohen periodikisht për të krahasuar burimet aktuale me të dhënat e kompanisë për të parë se burimet në fakt ekzistojnë dhe se vlera e tyre e duhur pasqyrohet në librat e kompanisë. Funksioni i auditimit të brendshëm do të shqyrtojë aktivitetet e organizatës për të zbuluar gabime ose parregullsi, për të përcaktuar nëse procedurat dhe politikat e kompanisë po ndiqen dhe për të zbuluar joefikasitete. Auditimi i jashtëm i kryer nga një kontabilist i çertifikuar publik ofron një shqyrtim të paanshëm të të dhënave të kompanisë dhe mund të rezultojë në sugjerime për përmirësim.

Çdo aktivitet biznesi mund të përfaqësohet në një ditar të veçantë i cili është pjesë e një sistemi të kontrollit të brendshëm. Për më tepër, një ditar special kursen kohë në regjistrimin e shumë prej të njëjtave llojeve të transaksioneve të biznesit.

Ekzistojnë katër lloje ditarësh specialë. Ditari i shitjeve është projektuar për të regjistruar të gjitha shitjet e mallrave në llogari; ditari i blerjeve regjistron mallrat e blera në llogari. Të gjitha transaksionet që përfshijnë arkëtime në para regjistrohen në ditarin e arkëtimeve në para; dhe të gjitha transaksionet që përfshijnë pagesa në para regjistrohen në ditarin e pagesave në para. Ditari i shitjeve dhe ditarët e blerjeve janë zakonisht ditarë me një kolonë. Shuma e debitit të Llogarive të Arkëtueshme është identike me shumën e kreditit të Shitjeve; në mënyrë të ngjashme, debiti i Blerjeve është identik me kreditin e Llogarive të Pagueshme. Ditarët e arkëtimeve në para dhe pagesave në para janë ditarë me shumë kolona që zakonisht janë të përshtatura për entitetin e biznesit që i përdor ato.

Transaksionet që nuk mund të trajtohen në një nga ditarët specialë duhet të regjistrohen në ditarin e përgjithshëm.

Postimi i ditarëve specialë në llogaritë e librit të përgjithshëm përfshin postimin vetëm të totaleve të kolonave në llogarinë përkatëse. Megjithatë, postimet nga ditarët specialë duhet të bëhen edhe në llogaritë individuale të librit të degëve në rastin e llogarive të arkëtueshme dhe llogarive të pagueshme.

Terma të Rëndësishëm të Përdorur

Kontrollet kontabël Procedurat, teknikat dhe praktikat që do të mbrojnë burimet e kompanisë dhe do të sigurojnë pasqyra financiare të besueshme.

Kontrollet administrative Procedurat dhe metodat që merren kryesisht me efikasitetin operativ të organizatës dhe pajtueshmërinë me politikat e saj.

Ditar i pagesave në para të gatshme Një libër me hyrje origjinale i projektuar për regjistrimin e transaksioneve që përfshijnë shpenzime të parave të gatshme.

Ditar i pranimeve në para të gatshme Një libër me hyrje origjinale i projektuar vetëm për regjistrimin e transaksioneve të biznesit që përfshijnë pranimin e parave të gatshme.

Llogari kontrolli Një llogari e librit kryesor, siç është Llogaritë e Arkëtueshme, e cila mbështetet nga një libër vartës që përmban detajet e llogarisë së kontrollit.

Dokumentimi Sigurimi i të dhënave të mjaftueshme për të gjurmuar dhe verifikuar çdo transaksion nga fillimi deri në fund.

Auditimi i brendshëm Funksioni i shqyrtimit të aktiviteteve të organizatës për të zbuluar gabime ose parregullsi, për të përcaktuar nëse po ndiqen procedurat dhe politikat e kompanisë dhe për të zbuluar joefikasitetet.

Kontrolli i brendshëm Procedurat, teknikat dhe praktikat e hartuara për të ofruar një sistem të besueshëm dhe efikas kontabiliteti që do të ndihmojë menaxhmentin të planifikojë dhe kontrollojë aktivitetet e kompanisë, si dhe të mbrojë burimet e kompanisë.

Ditari i blerjeve Një libër hyrjesh origjinale që përdoret vetëm për të regjistruar blerjet në llogari.

Ditari i shitjeve Një libër hyrjesh origjinale që përdoret vetëm për të regjistruar shitjet në llogari.

Ditarë të veçantë Libra hyrjesh origjinale të hartuar për të regjistruar vetëm një klasë transaksionesh biznesi.

Libri i degës Një grup llogarish, siç është libri i degës së llogarive të pagueshme, të cilat ofrojnë detajet e një llogarie kontrolli të librit të përgjithshëm, në këtë rast Llogaritë e Pagueshme.