Meqenëse paratë e gatshme janë aseti më likuid dhe më i pranueshëm, ato janë universalisht të dëshirueshme. Për këtë arsye, duhet të vendosen kontrolle të brendshme speciale për t'i mbrojtur ato nga vjedhja. Ndër këto masa mbrojtëse janë arkat, faturat e shtypura, kasafortat, regjistrimi i veçantë i faturave të gatshme dhe pagesave me para të gatshme, një sistem kuponësh për të kontrolluar pagesat me para të gatshme, pajtimi i deklaratave bankare dhe fondet e parave të gatshme të vogla.

Sipas një sistemi kuponësh, 1) të gjitha shpenzimet duhet të autorizohen; 2) mallrat ose shërbimet duhet të merren, inspektohen dhe raportohen; dhe 3) shuma e duhur duhet të paguhet në kohën e duhur.

Një kupon është një dokument i brendshëm në të cilin regjistrohen verifikimet se janë blerë mallra dhe shërbime të autorizuara, si dhe autorizimet për pagesë. Informacioni nga kuponët regjistrohet në një ditar të veçantë të quajtur regjistri i kuponëve.

Kur një çek shkruhet për të paguar një detyrim, ai regjistrohet në regjistrin e çekut dhe gjithashtu në regjistrin e kuponëve.

Pajtime bankare përgatiten për të shpjeguar ndryshimet midis bilancit të parave të gatshme të treguar në deklaratën bankare dhe shumës së parave të gatshme në librin e çekut të kompanisë. Një pjesë e rëndësishme e sistemit të kontrollit të brendshëm, pajtimet bankare ndihmojnë në gjetjen e gabimeve të bëra nga kompania dhe nga banka. Pajtimi bankar dhe librave për korrigjimin e parave të gatshme i ilustruar është teknika e përdorur nga shumica e bizneseve. Pajtimi do të zbulojë transaksione të paregjistruara, të cilat do të duhet të regjistrohen në ditarë; dhe gabime, të cilat do të duhet të korrigjohen duke bërë një hyrje në ditarin e përgjithshëm.

Një fond i parave të gatshme përmban një sasi të vogël parash të gatshme që do të përdoren për pagesa kur një çek është jopraktik.

Letrat me vlerë të tregtueshme janë investime afatshkurtra të blera me para të gatshme që përkohësisht tejkalojnë paratë e nevojshme për funksionimin e kompanisë.

Asetet rrjedhëse renditen në bilanc sipas rendit të likuiditetit.

Terma të rëndësishëm të përdorur

Pajtimi bankar Një analizë e ndryshimeve midis bilancit përfundimtar të parave të gatshme siç raportohet nga banka dhe bilancit përfundimtar të parave të gatshme siç është regjistruar në të dhënat e kompanisë.

Obligacion Një letër me vlerë e lëshuar ose e shitur nga një korporatë si një mjet për të marrë hua para, që do të thotë se një obligacion është në të vërtetë një kredi nga mbajtësi i obligacionit.

Paratë e gatshme Të gjitha paratë e depozituara në banka që mund të merren menjëherë dhe të përdoren sipas gjykimit të menaxhmentit të kompanisë, dhe të gjitha artikujt në dispozicion që do të pranohen nga një bankë për depozitë.

Regjistri i çeqeve Një ditar me tre kolona me hyrje origjinale që përdoret për të regjistruar shpërndarjen e parave të gatshme me çek. Ai ka të paktën dy kolona për të regjistruar një debitim në Kupona të Pagueshëm dhe një kredi në Para të gatshme. Një kolonë krediti Zbritje Blerjesh shtohet zakonisht kur furnizuesit e kompanisë ofrojnë zbritje në para të gatshme.

Pasuritë rrjedhëse Të gjitha pasuritë që do të shndërrohen në para të gatshme ose do të përdoren në funksionimin e biznesit gjatë vitit të ardhshëm. Llogaritë e aseteve rrjedhëse janë zakonisht kategoria e parë në seksionin e aseteve të një bilanci.

Depozitë në tranzit Paratë e gatshme të dërguara në bankë - të dërguara me postë ose të vendosura në një depozitë nate - për depozitë, por që nuk janë marrë në kohë për t'u përfshirë në bilancin përfundimtar dhe të listuara në deklaratën bankare.

Dividendi Të ardhurat e një korporate të shpërndara në formën e parave të gatshme ose aseteve të tjera, aksionarëve të saj.

Kontrolli i brendshëm Sistemi i mbrojtjeve që synojnë të mbrojnë asetet nga vjedhja dhe për të siguruar mbajtjen e duhur të të dhënave financiare.

Letra me vlerë të tregtueshme Investime që mund të shiten lehtësisht dhe që menaxhmenti synon t'i mbajë për më pak se 1 vit. Njihen gjithashtu si investime të përkohshme ose investime afatshkurtra.

Çek NSF (Çek me Fonde të Pamjaftueshme) Një çek i paraqitur për pagesë në bankë dhe i refuzuar sepse llogaria e depozituesit nuk përmban para të mjaftueshme për të përfaqësuar shumën e çekut.

Fond i parave të vogla Një sasi e vogël parash e përdorur për pagesa kur një çek është jopraktik. Përmbajtja e fondit duhet të jetë gjithmonë e njëjtë. Fondi mund të përmbajë para të gatshme ose para të gatshme dhe kuponë të paguar.

Urdhër blerjeje Një dokument biznesi që arrin jashtë firmës - një dokument biznesi i jashtëm - i njohur si i pajisur me fuqinë dhe autoritetin për të specifikuar një porosi për mallra ose shërbime për furnizuesit dhe shitësit dhe angazhimin për t'i paguar ato.

Kërkesë blerjeje Një dokument i brendshëm biznesi, domethënë një dokument që buron dhe mbetet brenda firmës, duke specifikuar mallrat ose shërbimet e nevojshme dhe duke i kërkuar firmës t'i blejë ato.

Raporti i marrjes Një dokument i brendshëm biznesi për të treguar sasinë dhe gjendjen e mallrave ose shërbimeve që janë marrë.

Faturë shitjeje Një dokument biznesi i përgatitur nga shitësi ose furnizuesi, që rendit mallrat ose shërbimet e porositura dhe të dorëzuara. Fatura e shitjes zakonisht përbën një kërkesë për pagesë.

Aksion Një certifikatë e lëshuar nga një korporatë, që përfaqëson pjesën e pronësisë në të.

Furnizues Një shitës mallrash ose shërbimesh.

Kupon Një autorizim me shkrim për të paguar. Kuponat zakonisht përmbajnë emrin e individit ose kompanisë që do të paguhet, shumën e pagesës, arsyen për pagesën, një nënshkrim që autorizon pagesën dhe llogaritë që do të debitohen ose kreditohen si rezultat i pagesës.

Regjistri i kuponave Një ditar me shumë kolona i hyrjes origjinale që përdoret për të regjistruar transaksionet e autorizuara nga kuponat. Ai ka një kolonë krediti për të regjistruar kolonat e Kuponave të Pagueshëm dhe debiti për Blerjet, Transportin e Hyrjes, Shpenzimet e Pagës dhe çdo shpenzim tjetër që duhet të regjistrohet shpesh. Ai gjithashtu ka një seksion tjetër të llogarive të debituara për të regjistruar debitimet në llogaritë që ndodhin më rrallë.

Sistemi i kuponave Sistemi i përdorur nga një biznes për të siguruar që të gjitha shpenzimet janë të autorizuara; që mallrat ose shërbimet e porositura të merren; dhe që vetëm mallrat ose shërbimet e marra të paguhen, dhe brenda një periudhe kohore që i lejon firmës të përfitojë nga zbritjet në para të gatshme.

Kupona të pagueshëm Një llogari e librit kryesor që përdoret në vend të Llogarive të Pagueshme në një sistem kuponash.